Hilfreiche Tipps

Adressen sammeln

Das Wichtigste beim E-Mail-Marketing sind die Empfänger-Adressen. Jedes Unternehmen sollte konsequent E-Mail-Adressen seiner Kunden sammeln. E-Mail-Adressen von List-Brokern zu kaufen ist problematisch und wird grundsätzlich von uns nicht empfohlen. Die Broker haben zwar die E-Mail-Adressen vieler potenzieller Kunden, damit aber noch lange nicht deren Einverständnis, ihnen E-Mails zu Marketingzwecken zuzusenden. Schenken Sie List-Brokern keinen Glauben wenn diese beteuern, die Empfänger hätten Werbung zugestimmt: Möglich ist das schon, aber bestimmt nicht für Ihre Werbung!

E-Mails an allgemeine Firmenadressen (z.B. an "info@inxnet.de") gelangen häufig nicht an die zuständige Person und werden somit oft nicht wahrgenommen. Besser ist es, den richtigen Ansprechpartner oder die richtige Abteilung im Unternehmen finden. Das gelingt meist nur durch gezieltes Nachfragen im Unternehmen.

E-Mails nur mit Erlaubnis

Explizit bestellten E-Mails ("opt-in"-Verfahren) kommt ein hoher Aufmerksamkeitsgrad zu, vor allem dann, wenn diese auch noch personalisiert sind. Unaufgefordert zugesandte E-Mails sind unzulässig sind. Auch sollten Sie es unbedingt vermeiden, Adressaten Ihrer E-Mail zu nerven! Unerlaubt zugeschickte Werbe-E-Mails, so genannte Spam, sind das genaue Gegenteil eines erfolgreichen E-Marketings. Alternativen dazu bietet das Permission Marketing: Hier wird die Zustimmung des Empfängers zum Erhalt der E-Mail eingeholt. Ordentliche Sprache und äußere Form. Auch Geschäftspost per E-Mail muss in Form und Sprache sorgfältig verfasst sein. Viele Mails werden allerdings nachlässig auf den Weg gebracht: Mit peinlichen Rechtschreibfehlern, nicht funktionierenden Verweisen auf Web-Adressen, unübersichtlich gestaltet oder in unfreundlichem Ton. Bedenken Sie: Der erste Eindruck zählt! Inxmail nimmt Ihnen die Prüfung von Web-Adressen ab, mit E-Mail-Vorlagen und Textbausteinen schaffen Sie ein einheitliches und konsistentes Aussehen.

Eine Werbe-E-Mail sollte kurz und übersichtlich sein. Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Empfänger persönlich ansprechen (Personalisierung)
• Grund der E-Mail nennen
• nur eine zentrale Information liefern
• Text so knapp wie möglich halten
• unnötige Angaben weglassen
• Text übersichtlich und klar strukturieren
• adressatenbezogener Schreibstil (z.B. locker für junge Reiseinteressenten, förmlich für öffentliche Auftraggeber etc.).
• Ergänzt werden kann die E-Mail noch durch den Hinweis auf aktuelle Ausstellungen, Messen oder Veranstaltungstermine.

Absender deutlich machen

Oft zum Ärger des Empfängers ist der Absender der E-Mail nicht ersichtlich. Daher sollten in jeder geschäftlichen E-Mail der Name des Absenders, Firmenname, Postanschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und Domainadresse vorhanden sein. Mit Inxmail kann dieses "Impressum" automatisch als Textbaustein hinzugefügt werden.

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist das Erste, was Empfänger von einer E-Mail sehen. Deshalb sollte dieser Text bereits die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken. Viele Internetbenutzer erhalten täglich so viele E-Mail-Werbeinformationen, dass sie diese nicht mehr vollständig lesen können. Sie selektieren bereits allein durch den Text der Betreffzeile.

E-Mail-Anlage (Attachment)

Der große Vorteil bei der Versendung von Informationen per E-Mail ist die Möglichkeit, z.B. Grafiken, Bilder, Dokumente, Tabellen und PDF-Dateien der Nachricht beizufügen. Umfangreiche Informationen über Produkte können auf diese Weise anschaulich und attraktiv übermittelt werden. Der Empfänger kann dann die Datei auf einen Rechner abspeichern und mit der geeigneten Software starten. Dabei sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen: Die Gesamtgröße der angehängten Dateien sollte 100 Kilobyte nicht überschreiten. Größere Dateien verursachen nicht nur beim Absender hohe Online-Gebühren, sondern auch beim Empfänger. Mitunter kann dies zu einer sehr negativen Werbung für das Unternehmen führen. Achtung: Einige E-Mail-Postfächer sind auf eine bestimmte Datei-Größe beschränkt und weisen E-Mails mit "Übergrößen" ab.

Eine zentrale Adressen-Datenbank

Alle Adressen und Daten für das E-Mail-Marketing sollten an einer zentralen Stelle gespeichert sein. Bei vielen verschiedenen Listen z.B. in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens kommt es sonst schnell zu Überschneidungen bei Marketing-Aktionen. Ein Empfänger erhält so möglicherweise unbeabsichtigt jeden Tag eine andere Werbe-Mail aus Ihrem Unternehmen und wird sich sehr bald belästigt fühlen.

Erfolgskontrolle

Die Reaktionen auf eine Werbe-E-Mail können ebenfalls gemessen werden. Durch Link-Tracking kann ein Zählvorgang ausgelöst werden, der dann Rückchluss über die Klickraten liefert.

Eingehende E-Mails schnell beantworten

Eingehende E-Mails sollten schnell beantwortet werden. Der Kunde erwartet bei einer E-Mail-Anfrage wie bei einer telefonischen Anfrage eine "zeitnahe" Antwort (im Gegensatz zu einer Anfrage mit der normalen Post). Faustregel: bis 24 Stunden später =optimal; bis 48 Stunden =ausreichend; später als 48 Stunden =schlecht).